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长春人文学院办公电话管理办法

2021年08月09日 09:21 杨明月 点击:[]

第一条为了保障学院办公通讯正常运行,提高资源利用效率,减少浪费,降低运行成本,结合学院实际,制定此办法。

第二条本办法所述电话为学校范围内所有有线办公电话。

第三条总务处是学校办公电话管理的职能部门,负责办公电话的管理、安装、维护、迁移。

第四条电话机属于学校办公设备,属固定资产,电话管理部门负责安装,拆机时同时收回。

第五条学校电话线路属整体规划、综合布线,线路的管理与维护由电话管理部门负责,其它单位或个人无权使用与更改。

第六条学校每个单位必须设置电话管理责任人,责任人负责各单位内电话的使用、记录与报装、报修、报迁、报停等工作。同时在学校电话管理办法更新时做好配合、执行工作。

第七条学校实行长途电话登记制度,每单位所有长途电话必须登记造册,每年6月末、12月末分两次上报总务处,总务将依据行业主管单位提供的电话详单进行核查、存档,对核查过程中发现的未登记通话,校内通报,通话费用由通话人自行承担,无法确定通话人的,由电话所属单位承担。

第八条电话安装过程中,原则上首选墙内管槽布线,如情况特殊,条件不具备,在获得领导批准后方可沿墙布置明线,明线的安装、走向要科学合理,要从经济与长远使用考虑,按需用线卡加固。

第九条电话管理部门必须对各种线路情况详细掌握,并填写登记表详细记录。

第十条电话管理部门负责电话机房的卫生、安全工作,机房内线路设置、走向要详细登记,必要部位必须做出明确标记。

第十一条学校办公电话实行定量配置、超额付费的管理原则。

第十二条校级领导办公室内安装内线与外线两部电话,外线电话同时开通国内长途业务。

第十三条机关、教辅、一级院(系)等单位主要领导,每个办公室安装一部内线电话,原则上同时开通市话及国内长途业务。教学、教辅、行政,每个单位只允许一部电话开通国内长途业务,各单位可根据实际需要确定此部电话所在办公室。

第十四条按学院相关文件要求,职员办公室须按节约使用的原则根据使用面积设置职员数量,每个办公室配置一部内线电话,按需适时开通市话业务。

第十五条机关、教辅、一级院(系)单位副职领导,每个办公室安装一部内线电话,同时开通市话业务。

第十六条每个教授办公室安装一部内线电话,同时开通市话业务。

第十七条每个外教办公室、各楼门卫室安装一部内线电话。

第十八条副教授及以下职称教师、二级院(系)副职领导,不予安装电话。

第十九条学校内经费自收自支的单位,电话指数自行设定,费用自理。

第二十条机构、人事调整后,如果办公电话需要迁移,由使用单位向电话管理部门提交申请单。

第二十一条各单位由于内部工作变化,需要增加办公电话,必须填写申请表,报校级主管领导审批,电话管理部门凭审批单备案登记后予以安装。

第二十二条因工作需要开通传真、来电显示、国内长途、国际长途业务的单位,必须填写申请表,报校级主管领导审批。

第二十三条各单位不允许私接分机,确因工作需要必须安装,必须填写申请表,报电话管理部门批准。对未经审批私自安装的分机,电话管理部门有权予以拆机。因私自安装分机导致发生故障,影响工作,学校将追究责任人与部门领导责任。

第二十四条以上所述申请在非特殊情况下将于审批通过后的三个工作日内予以处理并开通。

第二十五条电话管理部门有责任做好监控工作,如果因人事、机构调整,电话出现闲置情况,必须及时予以拆机,同时收回话机。

第二十六条各单位应自觉保持好电话线路与话机的卫生,按说明书操作使用。出现通讯故障时,应及时向电话管理部门报修,属校内线路故障,将于三个工作日内解决,属校外线路故障,电话管理部门须与行业主管单位积极协调尽快解决。

第二十七条因设备老化导致的话机故障,电话管理部门予以更换,故障话机同时收回。如果因使用不当或人为损坏,由责任人自行更换。

第二十八条办公电话只限办公使用,与办公无关的通话产生的费用,由拨打人承担,如果无法确定拨打人,由电话所属单位的主管领导与电话管理责任人共同承担。

第二十九条电话管理部门每月对电话产生的费用进行统计,每学期末进行学期统计并对数据进行详细分析,统计分析结果制表输出并上报主管领导,所有基础数据、统计报表存档备查。

第三十条电话管理部门负责核算、缴纳话费。

第三十一条电话管理部门应详细掌握学校内电话情况,对安装、迁移、更换、报修、报停等情况应做好记录,每学期统计一次,统计结果部门存档,同时报校级主管领导。

第三十二条学校内经费自收自支的单位,应参照本管理办法编制自己的管理文件。每月初由电话管理部门将电话费用详单结转校财务部门。

第三十三条总务处将按学期对话费情况进行分析统计,在学期末进行公示。

第三十四条对于违反本管理办法的责任人或单位,学校有权追究其责任。

第三十五条本办法由学校总务处负责解释。

第三十六条本办法自公布之日起施行。

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